Mai ai câteva zile până la concediu de odihna și deja te gândești la o pauză binemeritată. Însă echipa ta și clienții sunt foarte activi la birou. Și ar putea să te solicite pe e-mail sau la telefon fix când îți dorești să te detașezi de job și să te bucuri de soare, mare și relaxare. Așa cum îți pregătești bagajul pentru vacanță, așa ar trebui să pregătești și e-mail-ul out of office care îți poate asigura un concediu liniștit.
E-mail-ul Out of Office este un răspuns automat prin care anunți că nu poți răspunde la e-mailuri și la apelurile telefonice pentru că ești în vacanță. Poate include:
- Un motiv pentru care nu răspunzi imediat
- O persoană care poate fi contactată pentru urgențe
- Data când vei reveni la birou
Structura orientativă a unui e-mail Out of Office
- Mulțumește pentru mesaj. Astfel arăți respect pentru expeditor și pentru timpul său. Poate fi un potențial client și, la scurt timp după ce revii din vacanță, să semnezi și un nou contract.
- Menționează motivul lipsei de la birou. Este important să precizezi că ești în vacanță și nu doar că lipsești de la birou. Oamenii vor înțelege mai ușor situația.
- Specifică perioada când vei lipsi de la birou, de exemplu 5-20 august (inclusiv) sau data când vei reveni la birou.
- Precizează dacă vei comunica sau dacă un coleg se va ocupa de urgențe. Oferă datele de contact ale persoanei care preia activitatea ta pe timpul vacanței. Dacă preferi să răspunzi urgențelor specifică forma de comunicare (e-mail sau telefon), astfel încât să setezi așteptări corecte oamenilor.
Alege-l în funcție de cultura companiei
Există mai multe moduri în care poți scrie un e-mail out of office. În funcție de cultura companiei sau de clienții cărora te adresezi, alege fie un mesaj profesional, fie un mesaj amuzant și creativ.
Stabilește înainte de a-l scrie în ce categorie se va încadra mesajul tău:
- Profesional, de business
- Profesional și prietenos
- Amuzant
- Fără date de contact
- Cu date de contact (dacă sunt urgențe)
E-mailul Out of office profesional
Bună ziua,
Sunt în concediu de odihnă în perioada 5-17 august. Voi reveni la birou pe 18 august.
Pentru situații urgente, o puteți contacta pe colega mea, Andreea Popescu la adresa de e-mail…., telefon… Vă mulțumesc pentru înțelegere și aștept cu nerăbdare să vorbim după ce revin din concediu!
O zi frumoasă!
Semnătura
E-mailul profesional și prietenos
Bună,
Bine te-am găsit! Concediul despre care tot vorbeam a venit și acum mă bucur de o destinație însorită din Grecia. Revin la birou pe 23 august și în zilele următoare aștept cu drag să vorbim pe tema e-mailului pe care mi l-ai trimis.
Până atunci o poți contacta cu încredere pe colega mea, Andreea Popescu la adresa de e-mail…., telefon.
Cele mai bune urări,
Semnătura
E-mailul-urile Out Of Office amuzante
Începem șirul e-mailurilor out of office amuzante cu cel al colegei noastre, Ela Ilieși, Senior SEO Manager eJobs Group.
Buna,
Probabil nu ai aflat, dar în perioada 14-21 iunie 2023 sunt în concediu de odihnă.
Mai exact, sunt in Creta încercând să mă prefac că locuiesc aici și că asta e viața mea de zi cu zi.
Dacă cererea ta e urgentă, i-o poti transmite și sefului meu, pentru a-i aminti ce importantă sunt.
Multumesc!
Titlu: 404: Marketing Managerul nu a fost găsit
M-au trimis de la birou într-o săptămână sabatică. Ne revedem pe 23 august :).
Poți adăuga și o fotografie din destinația de vacanță unde vei merge.
Bună,
Mulțumesc că te-ai gândit la mine și mi-ai scris. Eu, între timp, am fugit de la birou. Dar îți las un video simpatic aici, să-ți fac poftă de vacanțe. Poate ne vedem la un cocktail chiar pe plajă :).
Să te bucuri de vară!
Kalimera,
Dacă citești acest e-mail, asta înseamnă că în prezent mă relaxez pe un șezlong în Grecia și am cel mai greu task: ce cocktail să aleg? Nu aș îndrăzni să refuz o asemenea oportunitate, de aceea nu pot răspunde la e-mailul tău.
Colega mea, Andreea Popescu, nu a îndrăznit încă să se aventureze în acest task dificil, de care îți povesteam, așa că a rămas la birou să stingă toate urgențele în perioada 4-20 august. O găsești la adresa de e-mail….
Kalés sképseis (evident, cu Gânduri bune)
E-mailul Out of Office în care arăți că nu îți dorești să fii contactat
Bună ziua,
Sper ca acest e-mail vă găsește cu bine. În acest moment sunt în concediu de odihnă și nu voi avea acces la internet sau la telefon până pe 20 august. Vă voi contacta cât de repede pot după această dată.
Până atunci, pentru situații urgente, îi puteți scrie colegei mele, Andreea Popescu la adresa de e-mail…, telefon….
Gânduri bune!
E-mailul în care arăți că poți fi contactat
Dacă știi că poți răspunde la e-mailuri urgente în timp ce te afli în vacanță, ar trebui să menționezi acest aspect în e-mailul out of office. Subliniază faptul că vei răspunde numai la e-mailurile urgente, iar când vei reveni la birou, vei răspunde la toate.
Bună,
Mulțumesc pentru e-mail. În prezent sunt în concediu de odihnă cu acces limitat la e-mail. Dacă ai nevoie de un răspuns rapid, te rog folosește subiectul: URGENT și voi încerca să-ți răspund în intervalul 8-9 am. În caz contrar, aștept cu nerăbdare să citesc e-mailul după 20 august, când voi reveni la birou.
Să ai o zi minunată!
E-mail-ul Out of Office îți permite să informezi colegii, partenerii, clienții despre motivul pentru care nu poți răspunde imediat mesajelor. Și te ajută să menții relațiile business și chiar să le detensionezi. Care dintre aceste mesaje ți se potrivește?
