Fișa postului: tot ce trebuie să știi!

Fie că lucrezi deja în HR sau dorești să-ți dezvolți o carieră, informațiile despre fișa postului îți vor fi utile. Ori de câte ori vei avea de creat o poziție nouă în compania ta, poți apela la informațiile din acest articol. Am făcut documentarea pentru tine și ți-am pus la dispoziție tot ce trebuie să știi despre fișa postului. Cum trebuie redactată, ce trebuie să conțină sau cum arată un model de structură? Care sunt aspectele legale mai puțin cunoscute, dar și ce greșeli să eviți în realizarea fișei postului, afli în acest articol. 

Să o luăm de la început! Ce este fișa postului?

Fișa postului este un instrument întocmit de compania care recrutează. În aceasta trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Și nu doar asta, ci și modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este angajat pe o anumită poziție. Fișa postului ar trebui, de asemenea, să conțină cerințele jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini.

Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de importantă. Iar elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a angajatului și standardele de performanță. Pe fiecare dintre acestea le vom aborda în cele ce urmează.

De ce este importantă fișa postului?

Întâi de toate, este bine să știi că fișa postului este la fel de importantă precum este și contractul de muncă, deși e o anexă. De ce? Pentru că reprezintă o probă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Astfel, importanța fișei postului nu ar trebui ignorată nicio clipă!

Apoi, fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient.

De asemenea, aceasta este importantă pentru viitorul angajat care urmează să ocupe poziția scoasă la bătaie. Căci fișa postului este un ghid în care angajatului i se oferă o descriere detaliată a postului în termeni de responsabilități pe care trebuie să și le asume la nivelul organizației.

Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie. Își va cunoaște responsabilitățile, sarcinile, mediul și programul de lucru. 

Pentru angajator, aceasta mai poate reprezenta baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură totodată condițiile de promovare și formare profesională a viitorului angajat. 

Spețe pe care ar trebui să le știi despre fișa postului și despre importanța acesteia:

• Potrivit OUG 37/2021 publicată în Monitorul Oficial din 6 mai 2021, pentru microîntreprinderile cu maximum nouă salariați, fișa postului e opțională, dar va trebui comunicată în scris la cerere. Totuși, ordonanța prevede că, la cererea scrisă a salariatului, fișa postului va trebui comunicată în scris. „Elementele din informarea prevăzută la alin. (3) – articolul 17  trebuie să se regăsească şi în conținutul contractului individual de muncă, cu excepția fișei postului pentru salariații microîntreprinderilor [cu maximum nouă salariați], pentru care specificarea atribuțiilor postului se poate face verbal. Prin excepție, la solicitarea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat să îi comunice în scris fișa postului cu specificarea atribuțiilor postului.”
• Modificarea fișei postului se poate face și unilateral. Dacă nu se modifică natura muncii prestate, schimbarea atributiilor postului, prin modificarea fișei de post, nu constituie o modificare a contractului individual de muncă.
  În schimb, păstrarea denumirii funcției, însoțită de adăugarea unor atribuții noi celor inițial stabilite prin fișa postului, care au o altă natura și corespund în fapt unei funcții, are semnificația modificarii unui element esențial al contractului individual de muncă, si anume felul muncii. În acest caz, este necesară încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă în condițiile art. 41 alin. (1) si (3) Codul Muncii. ( C. Apel Bucuresti, secția a VII-a civilă si pentru cauze privind conflicte de muncă și asigurări sociale, decizia nr. 1709/R/2009)”.
• În fișa postului trebuie să menționezi cât mai clar, specific și detaliat atribuțiile și sarcinile de serviciu, pentru că acest document te va ajuta să recuperezi de la angajat prejudiciul cauzat de către acesta prin neîndeplinirea sarcinilor respective.
• În cazul în care un angajat nu își îndeplinește sarcinile de lucru conform fișei postului, angajatorul nu este exonerat de plata drepturilor salariale. Este decizia Curții de Apel din Alba Iulia. Angajatorul are la dispoziție, conform Codul muncii, mai multe pârghii legale, printre care: evaluarea profesională, cercetarea disciplinară, sancțiunile disciplinare. De asemenea, ține cont și de faptul că un angajat nu poate fi sancționat disciplinar pentru neîndeplinirea unei atribuții care lipsește din fișa de post, conform deciziei Curții de Apel din Galați.

Cui este adresată fișa postului?

Fișa postului nu este adresată exclusiv unui angajat ce ocupă un anumit rol. Aceasta este, de fapt, o descriere a sarcinilor care revin oricărei persoane care va ocupa un anumit rol scos la bătaie de către un angajator.

Ce trebuie să cuprindă fișa postului

Fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii. Printre acestea se numără:

• denumirea oficială a postului
• locul pe care îl va ocupa viitorul angajat în organigramă
• cerințele necesare ocupării postului
• definirea responsabilităților
• indicatorii de performanță
• data la care a fost întocmită și semnată atât de angajat, cât și de angajator.

Uite cu ce trebuie să începi!

INFORMAȚII GENERALE

Denumirea oficială este acel element obligatoriu din fișa postului și este luată din nomenclatorul național al profesiilor (COR). Aceasta trebuie să fie însoțită de codul COR asociat rolului respectiv.

Tot aici, e obligatorie precizarea departamentului în care va lucra viitorul angajat, dar și managerul direct sau persoana căreia îi va raporta rezultatele și performanțele pe viitor.

La fel de importantă este și integrarea postului respectiv în organigrama companiei. Mai concret, prezentarea ierarhiilor: pozițiile de subordonare și coordonare pe care le va deține sau nu viitorul angajat în relație cu ceilalți angajați.

Uite ce informație ar trebui să conțină prima parte din fișa postului!

CONDIȚII DE LUCRU

Această parte din fișa postului include programul și zilele de muncă, numărul de zile de concediu, dar și dacă angajatul va urma să meargă în deplasări sau nu.

Informații suplimentare referitoare la mediul și spațiul de lucru

Viitorul angajat va afla din această parte a fișei de post unde se află spațiul de lucru, dacă activitatea lui presupune muncă de teren, doar la birou sau remote, dar și ce echipamente va trebui să folosească. În exemplul nostru, fiind vorba de un post de facturist, viitorul angajator va avea nevoie de un laptop, o imprimantă și un telefon. Acestea însă pot fi diversificare în funcție de fiecare rol. 

SCOPUL POSTULUI

Acest punct diferă de la o poziție la alta. Practic, trebuie precizat scopul pentru care a fost creată această poziție. În exemplul nostru avem o poziție de facturist creată pentru a recruta o persoană care să se ocupe de întocmirea și transmiterea facturilor conform modalităților de facturare stabilite fiecărei categorii de clienți. Acestea sunt stabilite de regulă de managerul departamentului în care urmează să lucreze candidatul. 

PRINCIPALELE SARCINI ȘI RESPONSABILITĂȚI

Atribuțiile angajatului sunt create de către angajator, iar cel mai important este ca acestea să fie cât mai clare și însoțite de detalierea fiecăreia în parte. De cele mai multe ori atribuțiile sunt redactate de viitorul manager, care știe cel mai bine ce va trebui să facă mai exact angajatul. 

SARCINI SECUNDARE

La această parte, managerul precizează ce alte task-uri mai trebuie să îndeplinească viitorul angajat, pe lângă sarcinile principale. Pot fi menționate și informații legate de disciplina muncii.

E1. SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ÎN MUNCĂ

Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu. Oricum la angajare candidatul recrutat este obligat să participe la examenul de Medicina Muncii, dar și ulterior la cele periodice. 

AUTORITATEA DE A LUA DECIZII

Dacă este o poziție de conducere, viitorul angajat va trebui să ia anumite decizii în ce privește compania. Astfel, în fișa postului este obligatoriu să fie adăugat acest punct.

PROFILUL POSTULUI

La profilul postului sunt menționate cerințele necesare ocupării poziției deschise și se referă de cele mai multe ori la nivelul de studii ale viitorului angajat, vechime în piața muncii sau aptitudini tehnice. Spre exemplu, pentru o poziție dintr-un call center este important să fie precizate abilitățile de comunicare sau cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă angajatorul oferă servicii într-o limbă străină. Tot aici, de regulă, sunt precizate abilitățile tehnice necesare.

CRITERII DE EVALUARE

În ultima parte a fișei postului este obligatorie precizarea criteriilor de evaluare a viitorului angajat. Asta îi va ușura munca managerului atunci când va dori să evalueze angajatul. Aici sunt menționate standardele poziției pe care viitorul angajat va trebui să le mențină.

După toate acestea urmează data la care a fost semnată fișa postului, dar și semnătura angajatului și a angajatorului.

Iată un template pentru structura fișei postului:

Legislația referitoare la fișa postului

În Codul Muncii există mai multe articole care fac referire la fișa postului. Ele se referă atât la obligațiile și responsabilitățile viitorului angajat, cât la cele ale angajatorului. Câteva dintre elementele care se regăsesc în Codul Muncii:

• Angajatul este obligat să realizeze norma de muncă și să-și îndeplinească atribuțiile ce îi revin conform fișei postului (art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii).
• Angajatorul are dreptul sa stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat, în condițiile legii (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii).
• Angajatorul are obligația de a informa angajații despre condițiile de muncă. Dar și de a asigura permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă. (art. 40, alineatul 2, a), b). 
• La un control al inspectorilor de muncă, în situația în care se descoperă lipsa fișei postului, ei pot dispune în sarcina angajatorului obligația de a întocmi acest document. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei. (extras din Drepturile și obligațiile inspectorilor de muncă în desfășurarea de activități de control, de constatare a contravențiilor și aplicare a sancțiunilor contravenționale).
  

Cine semnează fișa postului?

Fișa postului este semnată de către angajat la data în care a încheiat contractul de muncă, cât și de angajator. 

Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului? 

Totuși, dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic, schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul angajatului.

Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la cunoștință angajatului. Acesta o va semna din nou, și de asemenea, noua fișă a postului va fi anexată la contractul individual de muncă.

Potrivit informațiilor din Codul Muncii, angajatorul are dreptul să modifice temporar felul muncii și responsabilitățile postului, fără a cere consimțământul angajatului, doar în situații de forță majoră.

Când trebuie redactată fișa postului?

Sunt mai multe cazuri în care apare necesitatea creării unei fișe de post. Spre exemplu, poate fi vorba de o companie care este în plină dezvoltare și are nevoie de angajați noi, pe anumite poziții.

O altă situație este atunci când compania se află într-o reorganizare și necesită schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități.

Totodată, același lucru se întâmplă și în cazul în care compania își schimbă complet sau parțial activitatea. Acestea sunt doar câteva exemple de situații în care este necesară updatarea fișei postului. 

Cine răspunde de redactarea fișei postului?

De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează.

Dar nu este exclusă situația în care managerul este implicat în redactarea fișei postului, mai ales atunci când vorbim despre o poziție nouă. Managerul direct știe cel mai bine ce urmează să facă viitorul angajat și care-i sunt exact activitățile. 

Nu în ultimul rând, reprezentanții din top management aprobă fișa postului, dar au și decizia finală în ce privește recrutarea candidaților. 

Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului. Spre exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini sau chiar când fișa postului e redactată de la zero. De multe ori angajații care deja ocupă acest rol sunt cei care cunosc cel mai bine datele reale, concrete despre sarcinile și activitățile pe care le îndeplinesc.

Cum scriem fișa postului?

Întâi de toate, stilul de comunicare ar trebui să fie destul de clar și concis. Folosește cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin.

Încearcă să subliniezi clar nivelul de subordonare, dar și pe cel de reprezentare în relația cu exteriorul departamentului sau al organizației.

Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta presupune, nu-i nicio problemă. Un candidat care vrea să obțină jobul va cunoaște și termenii tehnici din fișa postului.

Greșeli de evitat în redactarea fișei postului:

• Nu o pliezi pe specificul business-ului.
• Nu menționezi situațiile des întâlnite în cadrul companiei și care pot avea impact asupra relațiilor de muncă (de exemplu, aspecte care țin de cine, cui raportează).
• O redactezi într-un limbaj greu de înțeles de către angajați. Asigură-te că prevederile sunt clare și nu lasă loc de interpretări. Un limbaj prea specific ori tehnic poate crea confuzie și automat oamenii nu vor ști ce trebuie să facă. Această situație se va reflecta negativ și în business.
• Nu o actualizezi. Sunt aspecte pe care nu le poți cuprinde de la început în fișa postului, dar pe care le afli pe măsură ce observi oamenii și sarcinile pe care aceștia ar trebui să le îndpelinească. În plus progresul tehnologic influențează mult atribuțiile oamenilor, prin urmare este important să face update-uri ori ce câte ori este nevoie. De asemenea, poate sunt aspecte pe care ar trebui să le scoți din fișa postului pentru că nu mai sunt de actualitate sau nu mai sunt reglementate.

Cine păstrează fișa postului

După ce angajatul a acceptat noul său rol, va semna contactul împreună cu fișa postului. Unul dintre exemplare rămâne în departamentul de resurse umane, iar cel de-al doilea îi revine angajatului.

Așadar, acum că știi unde să găsești toate informațiile despre fișa postului, te poți ocupa și de alte lucruri importante. Iar dacă vrei să fii la curent cu tendințele de pe piața muncii, continuă să citești Compasul.ro, unde îți venim în întâmpinare cu cele mai importante noutăți din recrutare, dar și din retenție!